PERSONDATAPOLITIK

1. Formålet med behandling af personoplysninger i Whistleblowerordningen

Formålet med behandlingen af personoplysninger i HLM Groups whistleblowerordning er at afdække viden om alvorlige forhold, herunder mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd, med henblik på at forebygge, inddæmme og følge op på sådanne forhold i hele organisationen.

HLM Group er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i whistleblowerordningen. Oplysningerne kommer fra den kreds, der kan foretage indberetning til ordningen, dvs. HLM Group selskabernes medarbejdere samt kunder, leverandører og øvrige samarbejdspartnere.

2. Kategorier af personoplysninger der behandles

En indberetning kan indeholde personoplysninger om den indberettende selv (whistlebloweren). Indberetninger kan desuden indeholde almindelige, fortrolige og følsomme personoplysninger vedrørende den eller de eventuelle personer, der indberettes om (de berørte), ligesom den kan indeholde oplysninger om andre personer.

De indsamlede oplysninger kan f.eks. vedrøre navn, stilling samt evt. andre oplysninger om den eller de berørte personer. En indberetning vil typisk indeholde oplysninger om det konkrete alvorlige forhold, der indberettes om, og hvorledes den eventuelt berørte person angives at have del heri. 

En indberetning kan omfatte dokumenter i bred forstand, herunder tekst-, billed- og video materiale. 

Alle personoplysninger, der indsamles gennem ordningen, vil blive behandlet fortroligt.

3. Behandlingsgrundlag

Behandling af personoplysninger i whistleblowerordningen er nødvendig for at kunne undersøge og forebygge alvorlige forhold hos HLM Groups selskaber. Behandling af oplysninger i whistleblowerordningen er således nødvendig for, at HLM Group kan forfølge en legitim interesse, der vurderes som udgangspunkt at ville gå forud for den registreredes interesse i beskyttelse af de pågældende personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Oplysninger om strafbare forhold, herunder formodet strafbare forhold, vil kun blive behandlet, hvis behandlingen har hjemmel i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, som giver passende garantier for registreredes rettigheder og frihedsrettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10. 

I nogle tilfælde vil en indberetning indeholde følsomme personoplysninger, f.eks. fagforeningstilhørsforhold, politisk overbevisning, religiøs overbevisning, helbreds oplysninger, seksuelle forhold og biometriske data. 

Sådanne oplysninger behandles alene, hvis behandlingen, foruden at forfølge en legitim interesse, jf. ovenfor, er lovlig i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9. Behandling af følsomme personoplysninger vil f.eks. være lovlig, hvis den er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller når domstole handler i deres egenskab af domstol. 

Følsomme personoplysninger vil eksempelvis også kunne behandles, når det er nødvendigt for at overholde HLM Groups eller berørte personers arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, for så vidt den har hjemmel i gældende lovgivning eller en kollektiv overenskomst, som giver fornødne garantier for den/de indrapporterede personers grundlæggende rettigheder og interesser.

Personoplysninger indeholdt i en indberetning, der er indleveret af medarbejdere mv. i HLM Group eller, vil blive behandlet i overensstemmelse med lov om beskyttelse af whistleblowere § 22.

Det bemærkes, at samtlige kategorier af personoplysninger, der behandles i forbindelse med indberetninger, kun opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til undersøgelsen af det indberettede forhold og det videre forløb, jf. nærmere under pkt. 5.

4. Rettigheder

4.1 Underretning

Hvis indberetningen vedrører en eller flere navngivne personer, vil den eller de pågældende som udgangspunkt modtage underretning om:

- Emnet for det indberettede forhold 

• - Udfaldet af indberetningen, herunder om indberetningen er afvist som grundløs eller gjort til genstand for en videre undersøgelse

• - Retsgrundlaget for behandlingen af vedkommendes personoplysninger, samt øvrige oplysninger, som skal gives i medfør af persondataretten

• - Hvilke personer i HLM Group, der er bekendt med indberetningen eller eventuelt vil få kendskab til den

• - Det påtænkte tidsrum, hvor personoplysningerne vil blive opbevaret, eller alternativt de kriterier, der anvendes til fastlæggelse af dette tidsrum

• - Hvordan vedkommende kan udøve sin indsigelses- og berigtigelsesret til at gøre sig bekendt med og tage til genmæle over for indberetningen

Underretningen foretages hurtigst muligt og senest 14 dage efter, at ovenstående oplysninger er indhentet. 

Hvis personoplysningerne skal forblive fortrolige som følge af tavshedspligt i henhold medlemsstaternes nationale ret, herunder lovbestemt tavshedspligt, kan underretning efter en konkret vurdering undlades, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra d. 

Hvis der er en konkret risiko for, at underretningen vil bringe undersøgelsen af det indberettede forhold eller muligheden for at fremskaffe de nødvendige beviser i fare, vil underretningen kunne udskydes eller undlades, indtil risikoen ikke længere eksisterer i overensstemmelse med reglerne i artikel 23 i databeskyttelsesforordningen og national implementering af disse regler. 

Indeholder indberetningen oplysninger om andre identificerbare personer end den person, indberetningen vedrører, vil disse personer blive underrettet som beskrevet ovenfor. Denne underretning må ikke indeholde identificerbare oplysninger om den berørte person. 

4.2 Rettighedskatalog

Når HLM Group har registreret en indberettet person og eventuelt oplysninger om indberetteren eller andre personer nævnt i indberetningen, har de pågældende ret til at få indsigt i de personoplysninger, der behandles om dem.

Fremsætter den pågældende anmodning om indsigt, vil HLM Group derfor bl.a. oplyse vedkommende om:

• - formålet med behandlingen af oplysningerne,

• - hvilken type personoplysninger, der behandles om vedkommende, 

• - retten til at anmode HLM Group om berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling af personoplysninger, der behandles om vedkommende eller til at gøre indsigelse mod behandlingen,

• - enhver tilgængelig information om, hvorfra de behandlede personoplysninger stammer, dog ikke oplysning om indberetteren, hvis denne har indberettet i god tro.

Indsigtsretten gælder kun i forhold til personoplysninger, der behandles om den pågældende selv. Der kan ikke gøres krav på at få indsigt i oplysninger, der alene vedrører andre personer. 

Indsigtsretten gælder ikke, hvis den pågældendes interesse i at få udleveret oplysningerne om sig selv findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser i overensstemmelse med reglerne i artikel 23 i databeskyttelsesforordningen og national implementering af disse regler.

Den pågældende har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af oplysninger samt at anmode om at få berigtiget, begrænset eller slettet oplysninger i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning. 

5. Opbevaring og sletning af personoplysninger 

Personoplysninger, der behandles i forbindelse med indberetninger, opbevares så længe, det er nødvendigt af hensyn til undersøgelsen af det indberettede forhold og det videre forløb.

Viser den indledende screening af det indberettede forhold, at indberetningen ikke er omfattet af HLM Group whistleblowerordning, eller at der ikke er noget bevis for det indberettede forhold, sletter HLM Group indberetningen og de heri indeholdte personoplysninger snarest muligt og senest tre måneder efter afslutningen af den indledende screening. 

Viser den indledende screening af det indberettede forhold, at det ikke er usandsynligt, at det indberettede forhold har fundet sted, vil HLM Group indlede en tilbundsgående undersøgelse og tidligst slette indberetningen og de heri indeholdte personoplysninger, når undersøgelsen er afsluttet. 

6. Overladelse og videregivelse af personoplysninger

HLM Group står for den indledende screening af de modtagne indberetninger. 

HLM Group videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger, der indsamles via whistleblowerordningen, til tredjeparter. 

Følgende typer af videregivelse vil dog efter en konkret vurdering kunne finde sted:

• - Videregivelse til ekstern rådgiver, f.eks. advokat eller revisor med henblik på nærmere undersøgelse af de indberettede forhold

• - Overførsel til relevante myndigheder, herunder politi- og anklagemyndighed med henblik på eventuel retsforfølgning.

• - Videregivelse, der i øvrigt følger af krav i lovgivningen

7. Klage

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontakt oplysninger på www.datatilsynet.dk.

8. Kontaktoplysninger

Spørgsmål om dine rettigheder mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger i ordningen bedes rettet til:

HLM Group ApS
Vallensbæk Torvevej 9
2620 Albertslund

CVR-nr.: 42454389
Tlf. + 45 3212 5115
E-mail: kontakt@hlm.as