WHISTLEBLOWER POLITIK

HLM Landmåling, Maxpartner, SMT Nordic og De Fakto Landinspektører (Herefter samlet benævnt "HLM Group") har etableret en whistleblowerordning for at sikre, at personer med en arbejdsrelateret tilknytning til HLM Group, herunder HLM Groups egne medarbejdere, kunder, leverandører og øvrige samarbejdspartnere, anonymt kan indberette forhold om overtrædelse eller potentiel overtrædelse af gældende lovgivning eller øvrige alvorlige forhold, som har betydning for HLM Group.

1. Introduktion til HLM Groups whistleblowerordning

HLM Groups whistleblowerordning sikrer et højt beskyttelsesniveau for personer, der indberetter alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold. Ordningen kan benyttes, hvis man oplever eller har begrundet mistanke om disse alvorlige forhold i HLM Group eller ved forhold og aktiviteter med tilknytning til HLM Group.

Selskaberne under HLM Group er ansvarlige virksomheder med åbne kulturer, hvor alle kan føle sig sikre og ytre sig, hvis man oplever potentielle brud på lovgivningen.

Som udgangspunkt opfordres medarbejdere til at tale med deres nærmeste leder eller et medlem af ledelsen i situationen, men det er også muligt at benytte whistleblowerordningen hvis situationen fordrer dette.

I whistleblowerordningen kan medarbejdere og andre interessenter i god tro foretage (anonyme eller ikke anonyme) indberetninger om mistanke om potentielle brud på lovgivningen, herunder forhold som kan påføre HLM Group et økonomisk tab eller skader HLM Groups omdømme.

2. Hvordan indberetter man?

Der indberettes via HLM Groups hjemmesider – under punktet Whistleblowerordning.

Ligeledes kan der indberettes internt via HLM Groups Intranet.

Dog er det muligt at indberette til Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, hvis man ønsker det. Det gør du ved at henvende dig til:

Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby. Telefon: +45 3319 3200. E-mail: dt@datatilsynet.dk.

3. Hvem kan indberette?

Indberetninger kan foretages af alle med en arbejdsrelateret tilknytning til HLM Group, herunder egne medarbejdere, kunder, leverandører samt øvrige samarbejdspartnere.

4. Hvilke forhold kan indberettes?

Du kan bruge indberetningssystemet til at indberette om alle alvorlige forhold, der falder inden for området af de til enhver tid gældende regler om beskyttelse af whistleblowere. Det kan f.eks. være mistanke eller viden om ulovlig, uetisk eller ureglementeret adfærd, herunder forhold vedrørende bestikkelse og korruption, svig, økonomisk kriminalitet, brud på persondatasikkerheden, alvorlige skader på miljøet, interessekonflikter, seksuel chikane eller anden grov chikane samt grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen i øvrigt.

HLM Group vil i hvert tilfælde foretage en konkret vurdering af, om indberetningen falder inden for ordningens anvendelsesområde. Indberetningen vil falde inden for ordningens anvendelsesområde, hvis den falder ind under anvendelsesområdet for de til enhver tid gældende regler om beskyttelse af whistleblowere.

Hvis du er medarbejder, gør vi opmærksom på, at utilfredshed med dit ansættelsesforhold såsom løn og ledelsesstil og andre kontraktlige vilkår som det klare udgangspunkt ikke skal indberettes i whistleblowerordningen. Sådanne forhold skal i stedet adresseres gennem de normale kanaler f.eks. til nærmeste leder eller din tillidsrepræsentant.

Indberetninger skal foretages i god tro. Det betyder navnlig, at ordningen ikke må bruges til at foretage indberetning af bevidst forkerte oplysninger.

5. Hvem behandler indberetninger?

Indberetninger, der falder inden for rammerne af denne politik, behandles af Nikolaj Halborg Sørensen (NHS) og Jesper Baeker-Andersen (JBA).

Behandlingen vil under særlige omstændigheder kunne foregå med hjælp fra eksterne parter, for eksempel vores advokat eller revisor.

6. Hvordan behandles indberetningerne?

Når en indberetning modtages, foretages en indledende undersøgelse af det indberettede forhold. Hvis indberetningen viser sig åbenbart ubegrundet, bliver den afvist. Den person, der har indberettet sagen, vil få besked herom via whistleblowersystemet.

Hvis den indledende undersøgelse konkluderer, at indberetningen ikke kan karakteriseres som åbenlyst ubegrundet, bliver den nærmere undersøgt. Sagen behandles internt og kan eventuelt få ansættelsesretlige konsekvenser for den eller de personer, der indberettes om.

Sagen kan være af en sådan karakter, at den videregives til politiet til yderligere efterforskning. Alle indberetninger skal indgives i god tro. Det er vigtigt, at systemet ikke benyttes til beskyldninger, hvor der rettes mistanke mod uskyldige personer.

Feedback gives til whistlebloweren hurtigst muligt og ikke senere end 3 måneder fra bekræftelsen af modtagelsen. Er dette ikke muligt, skal whistlebloweren informeres herom. Det kan f.eks. skyldes interne undersøgelser eller behandlingstider ved eksterne myndigheder som involveres (eks. politi).

7. Efterfølgende afklaring og indhentning af yderligere dokumentation

Når man foretager en indberetning, får man mulighed for at logge sig på systemet og se, om sagsbehandleren har stillet yderligere spørgsmål til sagen eller efterspørger yderligere dokumentation. Eventuel efterfølgende dialog beror alene på indberetterens villighed til at logge på systemet og besvare sagsbehandlerens spørgsmål.

VIGTIGT: Når du indberetter en sag, får du automatisk tildelt en ”nøgle”, som du skal gemme og bruge hver gang, du logger ind på sagen. Nøglen kan IKKE genskabes!

8. Fortrolighed og IT-sikkerhed

HLM Group vil naturligvis altid behandle indberetningen fortroligt. Alle, der indberetter forhold, er beskyttet mod enhver form for repressalier.
Ansatte i HLM Group, der forsøger at udøve repressalier mod en indberetter, der har indberettet i god tro, bliver mødt med ansættelsesretlige sanktioner.

Det IT-system, som benyttes til at registrere indberetningerne, drives af WhistleService, der er et uafhængigt selskab og garanterer for sikkerheden og overholdelse af GDPR-reglerne i systemet. Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret.
Det er alene de til enhver tid ansvarlige sagsbehandlere i HLM Group, der har adgang til systemet.

9. Oplysning om registreringen til den indberettede person

Modtageren af indberetningen er forpligtet til at give den person, der indberettes om, oplysning om det indberettede forhold. Der vil i hver enkelt situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan videregives, så meddelelsen ikke kan få konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt indsamlingen af bevismateriale.

Der bliver ikke givet oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, selvom indberetteren har valgt at oplyse sin identitet.